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Provveditorato, Economato, Assicurazioni ed ICT

POSIZIONE ORGANIZZATIVA
Alberto CIPRIANI

Il servizio gestisce le attività di Provveditorato e di Economato. Gestisce il pacchetto assicurativo. Gestisce i Servizi Informatici dell'Ente (ICT),  con interfaccia operativo con il Consorzio Terrecablate in riferimento all'attuazione del Contratto di Servizio, già definito dal Servizio Affari Generali e Progetti Strategici. Compete allo stesso Responsabile la gestione delle attività amministrative attinenti alla Polizia Provinciale e/o ad essa delegate.


PROVVEDITORATO


Il servizio gestisce gli approvvigionamenti di beni e servizi necessari alla funzionalità dei Settori e alle iniziative organizzate dalla Provincia di Siena.
Il Servizio si occupa della gestione degli acquisti tenendo conto anche delle particolari necessità di ogni Settore. Per l’acquisizione di beni e servizi viene presa a riferimento la qualità a costi ridotti, per ottimizzare l'utilizzo delle risorse. L’ufficio, in stretta collaborazione con gli altri Settori, gestisce tutte le procedure amministrative sulle piattaforme elettroniche (MePA, Start Toscana, …) in alcuni casi sin dalla predisposizione degli atti alla stesura del capitolato tecnico, fino all'aggiudicazione di forniture e servizi (gare d'appalto).
L’ufficio effettua un costante monitoraggio dei bisogni, dei consumi e dei relativi costi sostenuti. Soprintende alla riorganizzazione funzionale dei beni (attrezzature e arredi) in dotazione alla Provincia secondo le specifiche esigenze del momento. Gestisce, inoltre, alcuni servizi di carattere generale quali i traslochi; le pulizie (ordinarie e straordinaria); il servizio sostitutivo di mensa (buoni pasto) e gli interventi di manutenzione dei beni mobili. L'attività è rivolta in parte all'interno, come supporto e coordinamento ai Settori per individuare le caratteristiche dei beni richiesti e per l'organizzazione funzionale dei servizi forniti, e in parte all'esterno, per la gestione dei contatti con le ditte fornitrici di beni e servizi. Oltre all’attività gestionale corrente svolge un’attività di ricerca e sviluppo per l'individuazione di nuovi contraenti e di nuovi metodi di approvvigionamento.


ATTIVITÀ DI ECONOMATO - GESTIONE INVENTARIALE DEI BENI


Il Servizio cura la tenuta degli inventari dell’ente e la gestione e gli aggiornamenti delle scritture inventariali, sia per la parte mobiliare che immobiliare, svolgendo un’attività di coordinamento e supervisione (dall’assegnazione degli arredi all’esatta imputazione di una spesa su un cespite immobiliare). Per i beni mobili, oltre alla registrazione dei beni direttamente acquistati, verifica le note di carico fornite dagli altri Settori e dagli Istituti scolastici di competenza; provvede alla dismissione dei beni non più servibili, su apposito provvedimento dell’Economo, ne segue tutte le fasi amministrative di scarico dalle scritture di inventario, oltre agli iter necessari per il conferimento dei beni dichiarati rifiuti ai siti autorizzati seguendo tutte le procedure di legge.
Per i beni immobili e/o demaniali, il Settore procede alla compilazione della scheda del cespite tramite aggiornamento annuale registrando i dati forniti dai Settori di riferimento.
Gestisce, inoltre, la catalogazione dei beni di interesse artistico e/o storico e segnala quei beni sui quali effettuare degli interventi di restauro, in modo da rivalutare tali beni e valorizzare il patrimonio mobiliare dell’ente.
L'attività è rivolta principalmente all'interno e si concretizza nella creazione di una banca dati dalla quale emergono: i costi sostenuti; il valore patrimoniale; le informazioni necessarie alle scritture d'obbligo e ai progetti di valorizzazione; la pianificazione e la destinazione d'uso del patrimonio dell'ente.


UFFICIO ASSICURAZIONI


L’ufficio è collocato all’interno della Funzione area Vasta ed è insieme al servizio Provveditorato Economato e ICT.
L’Ufficio in collaborazione con un broker, esterno, nominato ogni tre anni tramite gara, gestisce le polizze dell’Ente. Provvede ad effettuare le denunce per sinistri avvenuti, in collaborazione con gli altri servizi dell’Ente, i quali forniscono informazioni tecniche necessarie per l’attività istruttoria per l’apertura delle posizioni.  Mensilmente effettua incontri con il broker, gli uffici della provincia coinvolti e la compagnia assicurativa  che gestisce il ramo responsabilità civile per definire i sinistri piu’ complessi cercando di portarli a conclusione in tempi veloci.
L’ufficio effettua un costante monitoraggio dei sinistri tenendo diversi report per ciascuna polizza assicurativa contenenti tutte  i dati principali e lo stato degli stessi (in corso/conclusi). A conclusione dei vari casi provvede a liquidare il danneggiato oppure a chiedere il rimborso.


INFORMATION AND COMMUNICATIONS TECHNOLOGY (ICT)


Il servizio si occupa della gestione della dotazione strumentale informatica dell’Ente: acquisti, assistenza e dismissioni. Cura i contratti di assistenza e manutenzione software/hardware e servizi informatici in stretta correlazione con il Consorzio Terre Cablate, gestore della rete intranet. Si occupa inoltre della gestione degli apparati di telefonia mobile e fissa e dei contratti di servizio. Si interfaccia infine con il partner tecnologico dell’Ente.